martes, 25 de octubre de 2011

PRESUPUESTOS POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

INTRODUCCION



El presupuesto es la estimación programada en forma sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. El presupuesto es la expresión cuantitativa de un plan de acción y una ayuda la coordinación y la ejecución. Los presupuestos se pueden crear para la organización en general o para cualquier subunidad. El presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad es  una técnica básicamente de planeación, dirección y control sin faltar la previsión, coordinación y organización de predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en se divide una entidad, os distintos jefes de departamento son responsables de las operaciones a su cargo,  el Contralor se encarga de recopilar, afinar, coordinar y administrar, por medio de un comité de Presupuestos. A continuación se da a conocer la clasificación, las características, los objetivos generales, los objetivos y funciones como herramienta de control interno, requisitos para su elaboración y mecánica de elaboración.


PRESUPUESTOS POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

I. ANTECEDENTES

1.-  administración por áreas de responsabilidad

En la evolución dela administración tradicional, con el objetivo de llevarla a efecto “por excepciones”, primero y segundo conocer y responsabilizar el personal, respecto a sus niveles y áreas, para que tuvieran mayor conciencia de lo que desarrollaban y ejercicio, dio lugar a la administración por áreas de responsabilidad, con un adelanto y éxito enormes, además  delo enunciado, en el control, abatimiento de gastos y superación de las actividades en forma racional.

2. administración por objetivos

La administración por objetivos se basa en la participación directa de los funcionarios para fijar las metas del puesto, sin romper el principio de que: “la persona se debe adaptar al puesto y no el puesto a la persona”.

La participación directa en la fijación de los objetivos del puesto, es una motivación para el personal y esto es primordial de lo que se busca en el presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad que  a través de su participación en la elaboración de los presupuestos, se interese a la gente encarada de observarlos también.

3. contabilidad por áreas de responsabilidad

Esta fase de la contabilidad se ha derivado de la administración por áreas de responsabilidad, antecedente que la viene a situar como herramienta  a la administración.

La contabilidad tiene el fin de proporcionar información veraz, amplia y a tiempo de las operaciones realizadas. Cuando se hace referencia a los aspectos comunes de procedimientos, registros e informes, s ele conoce con el nombre de contabilidad general o tradicional pero cuando cambia el sentido de la información que proporciona, busca identificar los ingreso y los costos con los niveles y las áreas funcionales en que se divide una entidad para realizar sus operaciones, para medir la actuación de los funcionarios responsables de duchas divisiones, s ele conoce como contabilidad por áreas de responsabilidad. Esta nueva modalidad es de un verdadero auxilio al control interno, que pretende identificar quien incurre en el gasto y por qué.


II. CONCEPTO

El presupuesto por niveles y áreas  de responsabilidad es una técnica básicamente de planeación, dirección y control, sin faltar la previsión, la coordinación y la organización, respecto a la predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y los niveles en que se divide una entidad.

Es una medida de eficiencia, y una pauta de autocontrol, una guía de acción para quien asume la responsabilidad de una función.

Es una herramienta de motivación, al a hacer partícipes a los responsables de la fijación de sus objetivos y de la elaboración del presupuesto.

Es una herramienta de la administración y la contabilidad financiera, importante para la planeación la toma de decisiones y el control.

3. CLASIFICACIÓN

Desde luego que se encuadra en la gran gama presupuestal, aunque por las finalidades que pretende, es una verdadera nueva aportación, ya que es promotor de eficiencia y rendimiento, sin descuidar la demás bondades del presupuesto tradicional.

4.- FINALIDAD

La clasificación anterior, se debe a que tiene un objetivo especifico, que es el de ejercer control sobre los costos, las operaciones y la eficiencia imputable a los funcionarios, en términos individuales.

5.  CARACTERISTICAS

El presupuesto por áreas  y niveles de responsabilidad:

a)    Motiva: pues permite que los empleados participen en la fijación de los objetivos de presupuesto, y por lo tanto, de su área haciéndolos reducir los costos, incrementar la productividad, los ingresos y subsanar anomalías funcionales y organizacionales, así como alcanzar los objetivos del presupuesto, que están basado en las finalidades de la entidad.

b)    Ejerce control positivo, así como comunicación con y entre los empleados.

c)    Identifica los ingresos y las erogaciones con las personas que los realizan, dando lugar al reconocimiento personal, evitando responsabilidades ocultas.

d)    Elabora los presupuestos con ayuda de quienes los ejecutan.

e)    Hace jueces de sus propias decisiones a quienes las tomas, además de encausarlos en este sentido.

f)     Retroalimenta e informa acerca de la actualización de los encargados de área.

g)    Evita que los objetivos funcionales sean manipulados por los encargados.

h)    Consolida la estructura organizacional, delimitando autoridad y responsabilidad, mas no organiza.

i)     Anticipa información de actuación: periódica y oportuna.

j)     Mide y controla:

1.    La efectividad de las utilidades.

2.    La eficiencia de las ventas

3.    La productividad

4.    La eficiencia de cada departamento y su personal

5.    El tiempo perdido y los descuidos

6.    El material o los productos desperdiciados.

7.    La rotación y el ausentismo del personal

8.    El número de accidentes

9.    El nivel de cooperación interdepartamental

10. Los gastos innecesarios

11. Promueve la eficiencia

12. Obtiene variaciones o desviaciones oportunamente

13. Ayuda  a la administración en la toma de decisiones

6. OBJETIVOS GENERALES

Los objetivos en general son:

a)    Pronosticar cifras, condiciones de operación y resultados, en términos de responsabilidad.

b)    Mediar y promover la eficiencia.

c)    Motivar al personal al mejor desempeño.

d)    Hacer ver méritos y fallas

e)    Ayudar a los interesados, a lograr sus objetivos (empresas y empleados)

f)     Guiar en su función a los responsables de área y nivel

g)    Coordinar funciones, niveles y áreas.

h)    Controlar los ingresos y los costos.

i)     Apoyar y dar elementos suficientes a la dirección en la toma de decisiones, además de la previsión, la planeación, la organización, la coordinación, la integración, la dirección y el control.


7. OBJETIVOS Y FUNCIONES COMO HERRAMIENTA DEL CONTROL INTERNO.

El presupuesto se implanta para controlar:

a)    A los individuos responsables de áreas y según su nivel.

b)    Los costos, las operaciones, la eficiencia que generan y desempeñan los individuos responsables; ya que su actividad los determina.

c)    Los objetivos institucionales así, no serán manipulados por alcanzar los personales (el control debe procurar que se logren los dos tipos, como parte de su acción motivadora).

d)    La coordinación e interacción de las actividades de los responsables.

e)    Los déficits para que sean mínimos, o no existan.

f)     Los problemas que pueden surgir en las funciones, previéndolos y minimizándolos, así como a sus efectos.

g)    Que el Capital de Trabajo sea  el adecuado.

h)    Que el rendimiento sea el mejor.

i)     Que la productividad sea la óptima.

j)     Que haya información veraz, suficiente y a tiempo, para la Toma de Decisiones.

k)    Y salvaguardar las inversiones.

Para que se realicen los objetivos del Control Interno, el Presupuesto por Niveles y Áreas de Responsabilidad, ayuda con las siguientes funciones:

a)    Previsión

b)    Planeación

c)    Programación

d)    Coordinación

e)    Dirección

f)     Supervisión

g)    Comparación

h)    Corrección, delas actividades de cada área en la que se trabaja.

i)     Desde luego, del control en general.



8. REQUISITOS PARA SU ELABORACION

A.   Organizacionales

a)  División Funcional

La división funcional (organizacional) deberá seccionar en tantas partes el presupuesto, como responsables en función hayan, con autoridad precisa e individual de los interesados en el control y el cumplimiento del presupuesto; de tal forma que cada área y nivel de responsabilidad, sean controlados por un presupuesto específico  (Informe, Ingreso o Costo-Responsabilidad Presupuesto en este caso).

La división en que opera este presupuesto , deberá agrupar las actividades en áreas y niveles de responsabilidad, delineando la autoridad y estableciendo las relaciones de trabajo que ayuden a lograr los objetivos institucionales; también tomando en cuenta los objetivos personales, que junto con las adecuadas relaciones de trabajo, son las motivadoras del personal responsable.

b)  Autoridad

A los encargados de las actividades se les debe delegar autoridad suficiente para actuar, además de la que se tendrán que ganar ellos, pues no basta con delegarla para que se ejerza. La autoridad debe delegarse hasta la Toma de Decisiones, en las funciones que se desempeñen, para no abrumar a la alta gerencia, con detalles y para que se capaciten en este sentido, a los encargados de un área de responsabilidad.

c)   Responsabilidad

Esta se comparte; para el funcionamiento del Presupuesto por Áreas y Niveles de Responsabilidad, es necesario que se hayan designado responsabilidades perfectamente. Es responsabilidad de todas las áreas, alcanzar los objetivos institucionales. Las discrepancias entre lo presupuestado y lo realizado darán el parámetro que indica en qué grado se ha cumplido con las responsabilidades. A cada encargado de área funcional, departamental o de trabajo, se le hará responsable de la Toma de Decisiones, con base en la información que otorgue, y en el caso de que preparen los presupuestos también.

c.1 Responsabilidad por Costos Controlables y no Controlables.
 Los primeros son los que el encargado puede regular.

Hay otros inherentes a su área que no depende de su actuación, estos pueden ser:

v  Amortizaciones

v  Depreciaciones

v  Rentas

v  Los que les carguen otros departamentos por  servicios que presten.

Hay otros en los que aparentemente el encargado no ejerce control directo; pero su actuación en diferentes renglones, puede indirectamente influir  y controlarlos como:

v  Gastos legales

v  Gratificaciones

v  Impuestos Diversos

v  Luz y Fuerza

v  Perdida por mermas en el almacén

v  Previsión Social

v  Vacaciones

c.2 Responsabilidad por Niveles Estructurales

En el Primer Nivel: el Gerente General es responsable de todas las operaciones de los demás niveles y áreas, así como la suya, también de coordinarlas para alcanzar los objetivos institucionales y resultados propuestos.

En el Segundo Nivel: los Gerentes Funcionales, asumen la responsabilidad de todas las actividades que encierra su área, de lograr los objetivos divisionales, para alcanzar a su vez los institucionales.

En el Tercer Nivel: Los jefes de departamento se encargan de cumplir con los objetivos departamentales y de su actividad coordinadora.

En el Cuarto Nivel: Los supervisores se responsabilizan de que cada actividad específica, sea desarrollada con la mayor eficiencia posible.

La autoridad y la responsabilidad se delegan y se comparten respectivamente, del primer al cuarto nivel de responsabilidad.

c.3 Obligaciones de los responsables

v  Elaborar  su presupuesto

v  Registrar lo presupuestado y lo realizado para obtener desviaciones y variaciones, inmediatamente.

v  Diseñar los documentos informativos ( Contraloría)

a)    Informes Ingreso o Costo – Responsabilidad

b)    Organigrama por cifras de responsabilidad

c)    Conciliación entre los ingresos, los costos y los resultados.

c.4 Responsabilidad por Área.

Los niveles funcionales tienen responsabilidad global (resultados objetivos), las áreas funcionales la tienen por los costos que autoricen.

Los requisitos organizacionales son:

*      Estructuración de la Entidad, de acuerdo al enfoque funcional que se necesite, lo cual va estar señalado claramente a través de un organigrama y precisado en un manual.

*      Se requerirá que se forme el Comité de Presupuestos.

*      Establecer las líneas de autoridad para definir el sistema de responsabilidad  el de comunicación, dentro de lo cual se incluyen los reportes o los informes de actuación que estarán presupuestados.

B.  Operacionales

Es indispensable:

a)    Que en la entidad funcione el sistema de Contabilidad por Áreas de Responsabilidad, y desde luego se tenga un catálogo de cuentas que identifique los ingresos y los costos con las unidades de responsabilidad, que a cada área y nivel se le haya asignado, una cuenta de control.

b)    Dar a entender el plan presupuestal.

c)    Que exista un manual e instructivo del Control Presupuestal que presente las políticas, las operaciones, las responsabilidades y la autoridad del personal e indique las formas y procedimientos estandarizados para elaborar los presupuestos.

d)    Que se tenga una metodología e información, para realizar estadísticas.

e)    Que se cuente con la experiencia de Presupuesto Tradicional.

f)      Que se elaboren los presupuestos parciales, por tantas áreas y niveles de responsabilidad que existan.

g)    Que los informes sean los necesarios, con los datos indispensables, que se realicen con periodicidad oportuna.

h)    Que haya flexibilidad en la formulación y la ejecución de los Presupuestos por Áreas y Niveles de Responsabilidad.

9. MECANICA DE ELABORACION

Se mencionan los siguientes pasos:

A)   Se hará un organigrama donde se codifiquen las áreas y niveles de responsabilidad que han de presupuestarse, para guiar la formulación de los informes-responsabilidad que se requieran, esta codificación puede hacerse por niveles o por áreas.

B)   Se diseñaran los documentos necesarios :

a)    Catálogo de subcuentas por área y niveles de responsabilidad.

b)    Formatos de Informes-Responsabilidad, que se van a presupuestar, ya sean de ingreso o de costo.

c)    Formatos por áreas y niveles de Responsabilidad, para conciliarlos con los tradicionales.

d)    Una guía o manual de elaboración de los Presupuestos por Areas y niveles de Responsabilidad.

 El catálogo de subcuentas debe ser analizado y hecho, en su parte correspondiente, por los encargados del área y por la Contraloría, sancionado por el Comité de Presupuestos.

C.   Con la ayuda del Manual, los responsables de las áreas funcionales, departamentales y de trabajo, formularan su propio presupuesto, el cual deberá perseguir los objetivos divisionales.

D.   Después de su revisión, corrección, y aprobación volverán a cada área y nivel, para iniciar el control presupuestal, al principio del periodo presupuesto.


10. EJECUCION

Ya iniciado el periodo presupuestal, los lineamientos que se pueden seguir son:

A.   Usar un registro auxiliar de gastos por área y por nivel, a cargo de un responsable, para control, llevado por ellos mismos, que es extralibros de contabilidad.

B.   Predeterminar semanal, mensual o anualmente en el caso de los sumarios, los Informes-Responsabilidad Presupuestos, el importe de los ingresos o costos, para una vez realizados , obtener las variaciones o desviaciones según sea el caso, sujetas a estudio y solución por el encargado del área y/o nivel, y por lo tanto del presupuesto, junto con el Contralor.

C.   Al finalizar el periodo presupuestal se elaboraran los informes por el Costo de Producción y Costo de Producción de lo Vendido, el de Resultados y si es posible la Posición Financiera por Áreas y Niveles d Responsabilidad, para medir, el margen de contribución de los individuos participantes, responsables.

Cabe  señalar que desde la etapa de planeación, hasta la de ejecución,  el Director del  Presupuesto por Áreas y Niveles de Responsabilidad, deberá poner en juego todas sus habilidades administrativas tales como:

A.   Hacer del conocimiento de quienes intervienen, los objetivos institucionales, para guiar los presupuestos parciales hacia ellos.

B.   Establecer, con la ayuda de los responsables, los objetivos que buscaran alcanzar.

C.   Conocer el comportamiento humano y organizacional de la Entidad para poder guiar y motivar.

D.   Diseñar las relaciones de autoridad, responsabilidad y comunicación que habrá de seguir la ejecución del presupuesto.

E.   Diseñar la papelería para los Informes-Responsabilidad y los Resultados por Áreas y Niveles de Responsabilidad, que servirán para comparar lo presupuestado y lo realizado.

F.    Utilizar las finanzas, los métodos cuantitativos y otras herramientas para analizar los esperados con los históricos.

G.   Ejercer un efectivo Control Interno a través de este tipo de presupuesto.

11. INFORMES DE ACTUACION

Los Informes, Informes-Responsabilidad, o Costo-Responsabilidad, presupuestos, deberán pronosticar datos:

A.   Exclusivos del área a caro y necesarios.

B.   Sencillos de entender.

C.   Elaborados periódica y oportunamente

D.   Que contribuyan a la elaboración de estadísticas.

E.   Comparables con los históricos.

F.    En términos comparables con otras áreas y niveles.

G.   Que ayuden a hacer gráficas, que reflejen el comportamiento y la actuación del área, nivel y su responsable, para comparar con otras áreas en los términos que sea posible.

12. RESULTADOS

Ya que los Presupuestos por Áreas y Niveles de Responsabilidad se encuadran en la Contaduría y en la Administración, deben seguir lineamientos como el del Principio  Conservador, para cuidar que se efectúen los presupuestos y por ello los resultados, en condiciones de ser alcanzables, evitando que al hacer las comparaciones entre lo realizado y lo presupuestado, aparezcan variaciones o desviaciones que podrían llevar a conclusiones irreales que desanimarían, incluso a los participantes.

III. CASO PRÁCTICO

1-  INTRODUCCION

Como fácilmente podrá apreciarse en la Exposición Teórica antecedente el Presupuesto por niveles y áreas de Responsabilidad, parte del Presupuesto Tradicional, por lo que existen muchas repeticiones  en lo teórico, pero se diferencia, en cuanto se trata ya en particular dicho presupuesto. Igualmente acontece con el aspecto práctico, en que se tiene un catálogo de cuentas común y corriente; pero en las subcuentas existe un cambio sustancial, ya que se adecuan a su estructuración individual para cumplir con sus fines.

2-  CODIFICACION DEL ORGANIGRAMA

Esta como se ha venido insistiendo, exige de antemano una organización  y estructuración, de tal manera que se pueda responsabilizar al encargado de un área, o la localización de un nivel en los datos, obtención del presupuesto y la determinación de las  diferencias con lo real, para alcanzar entre otros, uno de los frutos importantes, que es la Administración por Excepciones, con base en eficiencia.

3-  CATALOGO DE CUENTAS

El presupuesto en materia, no necesita un catálogo especial, solo una adaptación del tradicional a nivel de subcuentas, de tal forma que se establezca un control de funciones, en las que este dividida la Entidad.

Ejemplo de catálogo de cuentas tipo, para una industria de transformación.

A)   Índice

1.   CUENTAS DE DERECHOS ( ACTIVO)

2.   CUENTAS DE OBLIGACIONS (PASIVO)

3.   CUENTAS DE RESULTADOS

4.   CUENTAS TRANSITORIAS

5.   CUENTAS DE ORDEN



4-  CONTENIDO DE LOS INFORMES
El encabezado:

A.   El título del tipo de informe de actuación de que se trata.

a)    Informe Ingreso-Responsabilidad o

b)    Informe Costo-Responsabilidad.

B.   El nivel al que se hace.

C.   El área al que pertenece.

D.   Departamento (función propia)

E.   El número de codificación o de cuenta que se le asigno para controlarlo.

F.    El nombre del encargado de esta área específica.

En el cuerpo se citaran los datos que se consideren necesarios y sobre todo útiles como:

G.   Cuentas del libro Mayor para conciliar el sistema Tradicional con el de Nivel Áreas.

H.   Subcuentas, si se usa un catálogo de subcuentas, como el que se sugiere; coincidirán el Tradicional y el de Áreas y Niveles.

I.      Concepto, nombre de las subcuentas o elementos que se quiera detallar.

J.    Columna para datos presupuestos, que a su vez  harán detalle de :

a)    Las cifras controlables por el encargado de área, las que determinan su actuación.

b)    Las cifras no controlables por el encargado, pero imputables al área.

c)    La suma o total de cifras correspondientes al área.

K.   Columna para datos reales, preparados en las mismas condiciones que los presupuestos, para su debida comparación.

L.    Una columna para las variaciones, en Costos Estimados;  desviaciones en la circunstancia de utilizar Estándar, derivadas de la diferencia entre los datos presupuestados y realizados.


5.- DESARROLLO

A.   Datos

Cabe hacer la aclaración que ahora se puede tener implantado el Presupuesto Tradicional y al mismo tiempo el de Por Áreas y Niveles de Responsabilidad, aprovechando las  bondades de ambos, sin demasiados costos adicionales administrativos, con una gran cantidad de ventajas que justifican plenamente ese costo adicional, respecto a si solo se tuviera un tipo de presupuesto.

B.  Informe-Resumen del Costo-Responsabilidad, Presupuestos

El informe es muy útil, ya que mediante él se comprueban numéricamente los presupuestos por niveles, existiendo una especie de índices cruzados con numeración progresiva.
 

CONCLUSIONES

Se llegó a la conclusión que los presupuestos por áreas y niveles de responsabilidad se realizan en cada área o departamento de la empresa, es decir son coordinados por cada jefe de departamento, lo cual es importante para mantener una mejor organización y así lograr los objetivos presupuestales  de la empresa. Este tipo de presupuesto es una herramienta que permite elaborar presupuestos en las área de cada empresa de forma tal que se solo incluyan necesidades para cada área determinada.



 
































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